Schovejte razítka do šuplíků, začíná doba datových schránek

Papír a razítko bylo pracovním nástrojem úředníků už od dob Marie Terezie. Od července 2009 je nahradily povinně zřizované datové schránky. Zanedlouho se úřední obálky s modrým a červeným pruhem stanou minulostí.
 

1.11. byl spuštěn projekt datových schránek. Zda jsme jako jejich budoucí uživatelé připraveni na tak významnou změnu v myšlení i praktickém používání dokumentů v tzv. nepapírové podobě, ukáže čas.

Datová schránka je nazývána veřejným úložištěm. Je určena k doručování dokumentů orgánů veřejné moci a naopak k provádění podání vůči nim. Ministerstvo vnitra si od zavedení datových schránek slibuje rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti. Zavedení schránek však není jedinou novinkou na poli veřejné správy. V dohledné době se dočkáme základních registrů i elektronických občanských průkazů.

Zřízení datových schránek přinesl zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Tento zákon bývá také označován jako eGovernment neboli eGovernment Act. V současné době probíhají po celé republice semináře, kterých se mohou jejich budoucí uživatelé zdarma zúčastnit. Ministerstvo vnitra rovněž zřídilo pro případné dotazy speciální telefonní linku s číslem 270 005 200. Další informace lze získat na internetových stránkách www.datoveschranky.info.

Pro koho jsou datové schránky povinné?

Datové schránky jsou dvojího druhu. Některé budou zavedeny zákonem, o jiné si bude moci požádat prakticky kdokoliv. Povinně zřízených datových stránek se odhaduje přibližně půl milionu.

Od 1. července budou systém datových schránek využívat:

* orgány veřejné moci, tj. všechny úřady
* soudy
* instituce
* právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.

Přechodnou lhůtu pro zřízení datových schránek mají advokáti, notáři nebo daňoví poradci, u nichž se využití možnosti elektronického podání automaticky předpokládá. Z vlastního rozhodnutí mohou požádat o datové schránky také podnikající i nepodnikající fyzické osoby.

Povinným osobám bude zdarma zřízena jedna datová schránka. Proti původním předpokladům, že každá právnická osoba může mít pouze jednu schránku, přišlo ministerstvo s možností zřízení libovolného počtu schránek. O ty si ale musí, stejně jako fyzické osoby, samy požádat. A to prostřednictvím kontaktních míst Czech POINT.

Co je datová schránka?

Datovou schránku si nelze představovat jako trezor nebo skříňku, kterou by si budoucí uživatel musel zakoupit nebo dokonce vyrobit. Povinným osobám bude tato „imaginární schránka“ zřízena automaticky a bezplatně. Bezplatný bude i její další provoz. Jedinou podmínkou je funkční počítač s přístupem na internet. Provoz datové schránky nevyžaduje žádné speciální programové vybavení. Právnické osoby obdržely začátkem měsíce července od Ministerstva vnitra dopis s informací o zřízení datové schránky s přístupovými kódy. Ministerstvo v této souvislosti doporučuje firmám kontrolu aktuálnosti údajů zapsaných v obchodním rejstříku. Přístupové kódy totiž obdrží pouze osoby uvedené zde jako statutární orgány nebo vedoucí organizační složky.

Datová schránka:

* je zaručené, bezpečné a garantované úložiště,
* není e-mailem,
* není archivem – neslouží k archivaci dokladů, jen přináší písemnosti. Je vlastně jakýmsi osobním „elektronickým pošťákem“,
* plně nahrazuje doručenou zásilku, a to i do vlastních rukou.

Přes tyto schránky bude možné odesílat a přijímat zprávy, zjišťovat stavy odeslaných zpráv, přijímat doklady o dodání a doručení. Vlastník datové schránky tak dokonce bude moci zjistit, zda má jiná osoba již zřízenu datovou schránku. Datová schránka ovšem nebude sloužit jako telefonní seznam, ve kterém bychom si mohli libovolně vyhledávat datové schránky jiných osob. K tomu, abychom zjistili, zda má jiná osoba datovou schránku, potřebujeme znát bližší osobní údaje, například datum narození. Systém bude fungovat na principu dotaz – odpověď.

Okamžikem obdržení přístupových kódů do datové schránky není ještě aktivována. Uživatel se s chodem datové schránky nejprve seznámí a teprve poté ji sám aktivuje. Pokud tak neučil sám, byla aktivována státem automaticky, a to od 1. listopadu 2009. Původní informace, že datová schránka je plně funkční již okamžikem jejího zřízení a od tohoto dne budou do datových schránek proudit data, již neplatí.

Jakmile se vlastník datové schránky poprvé k datové schránce přihlásí, má schránku tzv. aktivní. Ta se objevuje v nabídce Informačního sytému datových schránek ostatním, kteří mají také své schránky aktivovány a k tomuto mohlo docházet od 1. července 2009 až do 31. října 2009. "Dnem 1. listopadu 2009 byla všem těm, kteří si ještě schránku nezprovoznili, schránka aktivována ze zákona automaticky. Znamená to, že od 1.11. mají schránku aktivní všechny orgány veřejné moci a právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku," sdělil k aktivaci datových schránek ROBERT LEDVINKA, vrchní ředitel sekce veřejné správy Ministerstva vnitra.

Komunikace prostřednictvím datových schránek

Prostřednictvím datových schránek budou komunikovat úřady mezi sebou navzájem. Povinné používání datových schránek budou mít úřady vůči právnickým a fyzickým osobám. Naopak právnické nebo fyzické osoby mohou zasílat úřadům dokumenty pomocí datových schránek dobrovolně. Příslušný úřad před odesláním potřebného dokumentu nejprve prověří, zda má dotčená osoba aktivovánu datovou schránku, a poté dokument v elektronické podobě odešle. Úřední papírové obálky obdrží od června 2009 pouze osoby bez datové schránky. Elektronická forma dokumentu bude mít před papírovou podobou přednost.   - zdroj: egovernment.cz